Per il nostro consueto appuntamento con la Tecnologia e i processi che regolano l’informatizzazione aziendale, oggi vogliamo parlarvi di un argomento molto interessante: la Conservazione Digitale.
Che cos’è la conservazione digitale?
La conservazione digitale è quell’insieme di attività e processi che garantiscono autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti, in ottemperanza della normativa vigente in materia. Tali processi e attività possono riguardare:
- Documenti creati direttamente in formato digitale;
- Copie cartacee di documenti digitali;
- Come informatiche di documenti cartacei.
Cosa attesta il valore e le veridicità di un documento?
La valenza legale di forma, contenuto e tempo del documento è testimoniata, principalmente, da due strumenti: la firma digitale e la marca temporale.
- La firma digitale è quella firma elettronica che si applica ai documenti informatici;
- La marca temporale è una sequenza di caratteri che rappresentano una data e/o un orario utile per assodare l’effettivo avvenimento di un dato evento.
Qual è la differenza tra archiviazione e conservazione?
Vi è una sottile differenza tra la Conservazione Digitale, di cui abbiamo appena parlato, e l’Archiviazione Documentale. Quest’ultima, in generale, consente di conservare dati e documenti, in condizione di totale sicurezza, su supporti che possono essere di vario tipo (magnetici, ottici, cartacei, eccetera).
Una delle aziende che si occupa della Conservazione Digitale è Bucap. L’azienda si occupa, infatti, di “Conservazione digitale dei documenti informatici”, archiviazione documenti e gestione elettronica documentale, avendo accumulato una grande esperienza in questo campo con grandi brand che si sono affidate a Bucap per la conservazione digitale della propria documentazione.
Qual è la normativa di riferimento?
Tra i regolamenti da osservare in tale ambito è possibile richiamare il DPCM del 3/12/2013 pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 12/03/2014 ed emanato all’articolo 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale che regolamenta tutto il processo di Conservazione Digitale, garantendo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità sia dei documenti informatici che dei fascicoli di documenti informatici.
La Conservazione Digitale dei documenti fiscali e tributari è regolamentata invece con il decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014.
È molto importante osservare le leggi in materia per non trovarsi impreparati e subire poi eventuali sanzioni da parte dello Stato.
Il nostro appuntamento con la Tecnologia si è concluso. Alla prossima con Fashionaut!
